贵阳:规范和创新工程档案管理机制为轨道交通工程保驾护航

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小编:贵阳市轨道交通建设项目是全市重大民生工程项目,对于完善城市综合交通体系、打造现代一流省会城市具有深远意义。2010年9月,国家发改委批复了《贵阳城市轨道交通近期建设规划(2010-2020年)》;2013年10月,贵阳市轨道交通1号线公里,连接观山湖区、云岩区

  贵阳市轨道交通建设项目是全市重大民生工程项目,对于完善城市综合交通体系、打造现代一流省会城市具有深远意义。2010年9月,国家发改委批复了《贵阳城市轨道交通近期建设规划(2010-2020年)》;2013年10月,贵阳市轨道交通1号线公里,连接观山湖区、云岩区和南明区。经过多年的不懈努力,2016年10月23日,贵阳第一列地铁抵达金阳;12月28日,1号线观山湖段开通试运营,结束了贵州无地铁的历史。作为轨道交通工程基础性工作的档案管理,从工程启动建设之初,贵阳市档案局就积极主动、全程介入,加强与贵阳市轨道交通公司的对接联系和协作配合,坚持“收得全、管得住、用得好”的工作原则,在工作中不断探索,在实践中不断创新,走出了一条符合贵阳市轨道交通建设档案工作的新路子。2017年9月,贵阳轨道交通建设项目档案在环保、消防、人防等12个专项验收之前率先通过检查验收,为轨道交通1号线(观山湖段)空载运行和通车试运行奠定了坚实的基础。针对1号线“试验段”建设过程中有的参建单位档案法制意识不强,材料归档不够齐全、不够准确、整理不够规范等问题,贵阳市轨道公司高度重视,专门成立档案室,配备专职档案员,配置档案管理设施设备,将项目档案纳入绩效目标考核内容,不断提高工程档案工作科学化、标准化、精细化管理水平。经过不断的探索实践,贵阳市轨道交通公司建立了“五级”行之有效的轨道工程档案管理标准规范。一级标准是国家、行业、贵州省、贵阳市相关档案管理规范性文件;二级标准是结合贵阳轨道工程工作实际,推陈出新,与贵阳市档案局、贵阳市国资委、贵阳市住建局联合,编制的贵阳市轨道工程档案管理行业标准;三级标准是对行业标准中涉及的工程各类档案分别编制具体实施细则,明确归档要求;四级标准是在细则实施过程中,对工程档案管理容易出错的环节编制作业指南,并附以图片样例、操作录像进行具体解说;五级标准是根据参建单位要求,对档案管理过程中的难点,如收集、立卷整理等,按照专业不同编制相对应的标准模板。“五级”轨道工程档案管理标准涵盖了工程资料从参建单位管理、收集、组卷、整理、信息化、验收、移交到建设单位清点接收、库房管理、借阅利用等管理全过程,实现了轨道交通建设过程全记录、档案工作全覆盖全监控和档案管理责任全追溯,同时,统一了上级档案管理部门轨道工程档案检查、验收和接收标准,真正形成了上下“一盘棋”的管理模式。为提高轨道交通工程各参建单位档案管理技能,贵阳市档案局与市轨道交通公司一起,将业务培训工作贯穿始终,横到边、纵到底,零死角、全覆盖,确保取得实实在在的成效。一是抓好进场前“贯标”。根据工程建设中标单位进场情况,及时组织施工单位项目负责人、各部门资料管理人员进行工程资料收集管理技术交底。主要对工程各类档案管理标准进行解读,对声像资料提出具体拍摄收集要求。二是抓好专职资料员岗前培训。要求所有参建单位专职资料员必须经过岗前业务培训方能开展工作。针对参建单位工程资料管理人员更换频繁的问题,制定了参建单位专职资料管理人员备案制度,各参建单位专职资料管理人员更换时,须向公司档案室变更报备。贵阳市轨道交通公司根据备案人员情况,与贵阳市档案局联合,定期组织备案人员进行资料收集管理知识培训,提高业务技能水平。三是抓好竣工档案整理技术交底。根据工程验收情况,对参建单位档案整理人员进行培训,重点对组卷、编目、全文数据等进行举例说明和实操演示,确保竣工档案按时、完整、规范移交。贵阳市轨道交通公司坚持“严”字当头,严格标准、严明程序、严谨细致、严守纪律,严把质量关口,最大限度地保证轨道交通工程档案资料的齐全、完整、准确、规范。实行考核严查机制,轨道交通公司每季度根据工程进度情况,对参建单位工程资料收集管理工作进行检查考核。检查组人员根据档案归档要求,对参建单位各部门收集的资料进行现场检查、现场反馈、现场整改指导,并根据现场检查记录表,评分通报。轨道交通公司业务人员不定期对施工单位整改情况进行抽查,对于整改不到位情况进行现场督导,对各类问题记录登记,汇总成册归档。针对施工过程中工程档案收集难的问题,轨道交通公司提出工程资料“前置”验收模式,邀请市档案局、市城建档案馆相关业务人员与建设单位、运营分公司技术人员共同组成工程资料收集审查验收组,在单位(子单位)工程预验收时,对A、B、C三套竣工资料收集情况进行审查,审查合格签发《竣工资料收集审查表》,施工单位向公司质安部申请单位(子单位)工程竣工验收时,必须提供《竣工资料收集审查表》,竣工资料收集审查不合格,施工单位不得申请后续工程竣工验收。贵阳市轨道交通公司按照“高一格、快一步、深一层”的总体思路,全面推进档案管理信息化建设,全面覆盖工程档案收集、整理、数据移交、档案借阅、库房管理等各重要环节,率先在全省实现了企业档案库房管理智能化。2015年,贵阳市轨道交通公司档案室作为贵州省首批“全国示范数字档案室”示范单位,积极开展创建工作,目前,各项基础工作和条件已基本成熟,力争2018年12月底以前接受省级部门评价。贵阳市轨道交通公司档案室配备了智能密集架、智能温控设备等,并与综合档案管理系统集成。将智能温控系统与多闻机空调系统集成,根据档案库房温度要求,自动开、关空调,恒定库房温度;针对贵阳气候潮湿的实际,温湿度控制一体机增设了自动排水功能,消除水满溢水隐患;在办公室安装大型显示屏,随时对库房进行监控,确保库房绝对安全。贵阳市轨道交通公司专门开发了工程资料收集系统,分类导入2000多张工程用表,根据专业分配软件应用权限,参建单位根据软件可清晰的了解竣工资料收集内容及收集要求;增设了档案系统离线客户端功能,根据不同档案类型、不同专业、不同用户需求,从系统中导出相对应的客户端软件,对口用户在离线客户端中进行档案整理、数据著录、全文扫描和全文数据挂接,最终用离线客户端进行电子数据移交。实现了档案系统内外网分离交互管理,借阅人员通过档案系统借阅外网,完成档案借阅流程审批,审批完成的借阅单自动推送至档案室。档案管理人员通过档案管理系统内网对借阅内容赋予全文限时查阅权限,借阅人员在档案借阅专用机查阅原文。

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